Предпринимателям на заметку: как оформить сотрудника при приёме на работу

В силу разных причин наши работодатели не всегда следуют букве трудового законодательства, нарушая тем самым права работников, и не задумываясь о последствиях. В результате страдает сам бизнес. Хотя каких-то особых усилий для того, чтобы вести кадровую работу «по-белому», не требуется.

От «административки» до «уголовки»

— Надзорные органы — Трудовая инспекция и прокуратура — оперативно реагируют на жалобы работников, — предупреждает инспектор по кадрам Агентства регионального развития Светлана Рябева.

Надзорные органы применяют два вида санкций — административное и уголовное наказание. Как правило, дело ограничивается «административкой». Если нарушение Трудового кодекса незначительное и разовое, составляется протокол, и порой дело обходится без штрафа. А вот есть случаи, например, когда предприниматель нанимает работника, но не заключает с ним трудовой договор. Они относятся к существенным нарушениям и ведут к штрафу.

Ещё один распространённый случай существенного нарушения, когда нанятым без трудового договора работникам выплачивается «чёрная» зарплата. Во-первых, работодатель должен будет возместить бюджету «выпавшие» налоги (пенсионный фонд, фонд медстрахования и т. д.), выплатить работнику положенные отпускные деньги. Во-вторых, такой предприниматель будет оштрафован.

Штрафами наказывают как работодателя (руководителя организации), так и юридическое лицо. Санкционная сумма сильно варьируется, в частности, в зависимости от организационно-правовой формы предприятия. Если руководителя фирмы могут наказать на 5 тысяч рублей за каждого работника, чьи права нарушены, то юрлицо — на 200, 300 и даже 500 тысяч рублей за работника.

За систематические нарушения большого числа сотрудников работодателя могут привлечь к уголовной ответственности. Он может быть дисквалифицирован на срок до трёх лет, а деятельность предприятия приостановлена на срок до 90 дней.

Договор дороже денег

Избежать таких последствий просто. В течение трёх дней с того момента, как работник приступил к своим обязанностям, работодатель обязан заключить с ним трудовой договор в письменном виде. По словам Светланы Рябевой, если речь идёт о микропредприятиях, включённых в специальный налоговый перечень, предприниматель имеет право отказаться от издания локальных актов организации (Правила внутреннего трудового распорядка, Положения по оплате труда, должностные инструкции и т. д.), но тогда все условия должны быть включены в трудовой договор. Все обязательные для включения в договор пункты перечислены в Трудовом кодексе РФ.

— Очень часто работодатель заменяет трудовой договор гражданско-правовым, — обращает внимание на другую типичную проблему специалист Агентства. — Это большое заблуждение, поскольку между ними есть существенные отличия. Если работа носит систематический характер, а с работником регулярно заключаются договоры гражданско-правового характера, то они в случае проверки однозначно будут признаны трудовыми, со всеми вытекающими последствиями. Гражданско-правовой договор — разовый. Он заключается на выполнение определённого вида работ.

Скажем, услуги уборщицы, ежедневно следящей за чистотой помещений, — однозначно подпадают под трудовой договор даже, если работница сама просит заключить с ней договор гражданско-правового характера.

Работа с документами

В Агентстве регионального развития рекомендуют малому бизнесу обратить особое внимание на важный документ — Положение о защите персональных данных. Если работодатель использует персональные данные работника только для того, чтобы его трудоустроить и выплачивать налоговые отчисления, никаких дополнительных действий не потребуется. Но, если персональные данные будут использоваться также для иных целей (например, рекламных), об этом придётся сообщить в Роскомнадзор, предварительно приготовив большой пакет документов. Это необходимо для обеспечения защиты персональных данных от несанкционированного использования.

Предприниматель обязательно должен зарегистрироваться в пенсионном фонде, фондах медицинского и социального страхования. Все отчисления за нанятых работников должны поступать в фонды регулярно.

При приёме сотрудника на работу работодатель обязан требовать определённый пакет документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, документы воинского учёта и, если требуется, документы об образовании). Помимо трудового договора необходимо подготовить приказ об оформлении сотрудника на работу и его личную карточку по форме Т-2.

В некоторых случаях требуется обязательное медицинское освидетельствование. Например, если вы принимаете на работу человека в возрасте до 18 лет. Существует целый перечень профессий и должностей при приёме на которые обязательно должен проводиться предварительный медосмотр. Самый распространенный случай — водитель транспортного средства.

Как назвать должность?

— Часто возникает вопрос: нужно ли придерживаться наименований профессий (должностей), как это указано в справочниках? Это нужно делать в тех случаях, если профессия работника подразумевает льготы. Скажем, ранний выход на пенсию. Как пример, если мастера строительных и монтажных работ назвать просто мастером, то человек потеряет все льготы. Во всех других случаях вы можете называть должность как хотите, — говорит Светлана Рябева.

Имеется небольшой нюанс по ведению трудовых книжек. Если работодатель — физическое лицо без образования ИП, то он не имеет права вести такой документ. Подтверждением стажа у работника в этом случает будет трудовой договор. Если работодатель оформлен как ИП — трудовую книжку вести необходимо!