информационноеБлаго, новые средства коммуникации упрощают способы передачи сообщений. Больше не приходится тратить время на то, чтобы ходить на почту, стоять в очереди к междугороднему телефону, даже на то, чтобы прогуляться до квартиры в соседнем доме и рассказать новость своему другу или попросить его об услуге. Автомобили становятся быстрее, интернет становится быстрее. Мир продолжает ускоряться, создавая всё новые средства для экономии сил и времени человека. Но почему же ни того, ни другого катастрофически не хватает?
Сообразно тому, как растёт количество устройств и приспособлений, упрощающих выполнение задач, увеличивается количество этих самых задач. Каким образом возможно организовать свое время так, чтобы выполнять необходимые дела наиболее эффективно и при этом не утратить возможности провести время с удовольствием, занимаясь своими хобби? Ответ: тайм-менеджмент.
Тайм-менеджмент — это техника правил и принципов, позволяющая человеку правильно организовать своё время и достичь максимальной эффективности в делах. С его помощью человек может осознанно контролировать как работу, так и отдых, минимизируя возможность возникновения стрессов, эмоциональных потрясений повседневности и хронической усталости.
Почему стоит его изучить и применять?
Поясняет психолог, консультант, коуч по вопросам личностного роста, ведущий тренингов и семинаров Мария Яковлева:
«Время — это самый ценный ресурс. Мы не знаем, сколько нам отмерено. Важно, чтобы жизнь была насыщенной и яркой. Для этого мы постоянно в голове формируем разные мечты и желания, которые затем трансформируются в цели. Цель никогда не бывает одна, их всегда много, и они разные (профессиональные, личностные и т. д.). Для того, чтоб все успевать — и достигать целей, и отдыхать, и развиваться, — нам и нужно уметь правильно организовывать свое время».
Пожиратели времени
С чего стоит начать?
- Проанализируйте затраты своего времени на данный момент и определите, что вас не устраивает. Это поможет понять, в чём заключается проблема и примерно представить возможности её решения.
- Затем необходимо четко определить цели, которых вы хотите достичь. Важной частью этого пункта является простое правило: мечты — трата времени, лучше сделать их своими целями.
- Следующим шагом на пути к самосовершенствованию будет определение задач, которые необходимо выполнить в течение определенного времени. Все задачи можно разделить на определенные группы которые будут классифицироваться следующим образом:
- А. Важные и срочные (сделать прямо сейчас);
- Б. Важные и несрочные (сделать в основное время);
- В. Неважные и срочные (перепоручить кому-то другому);
- Г. Неважные и несрочные (отказаться от выполнения).
Дела категории Г также называются «пожирателями времени». Что же это такое?
Мария Яковлева комментирует так:
«Пожиратели времени — это несрочные и неважные дела, которые никаким образом не влияют на достижение наших целей. Например: TV, сериалы, соцсети. Если вы бесконечно свайпаете по новостной ленте ВК или сплетничаете, переписываясь с кем-то из друзей, — это вряд ли полезно влияет на вашу жизнь, скорее попросту отбирает ваше время, а оно, как мы помним, является самым ценным ресурсом. Бороться с ними просто — начинаем контролировать себя и свое время. Дела категории Г — вредная привычка, которую надо заменить на полезную, найти занятие, которое будет интересным, увлекательным и принесёт пользу».
Такая классификация (которую, кстати, придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр) поможет вам структурировать задачи по уровню их приоритетности и выполнить их с наименьшим количеством затраченного времени. Важность такого подхода также заключается в том, что у вас появляется целая группа дел, от которой вы можете отказаться полностью, без какого-либо ущерба.
Планирование
Определившись с основополагающими целями вашей жизни и приоритетными задачами на ближайшее время, необходимо всё систематизировать по времени. Как это сделать? Лучший способ — составление списка.
Психолог Мария Яковлева отмечает:
«Самое главное правило тайм-менеджмента: всё записывать, то есть вести ежедневник. Остальное — просто вспомогательные инструменты анализа, учёта и целеполагания».
Мировой эксперт по тайм-менеджменту Алан Лакейн в своей книге «Искусство успевать» пишет:
«Задания, которые вы выполняете сегодня, в значительной степени предопределены тем, что уже стало частью непрерывного процесса: всем тем, что началось вчера, на прошлой неделе или в прошлый месяц. Сегодняшние дела состоят из тех, что тянутся непрерывно, а также являются результатом ваших специальных обязательств».
Из часов и минут сегодняшнего дня вы создаете основу для своего ближайшего будущего. Список дел позволяет практически заглянуть в завтрашний день и понять, что вас ждет. Никакой мистики. Планирование!
Алан Лакейн:
«Чем меньше у вас свободного времени, тем более важным для вас является тщательное планирование времени. Потратьте на планирование всего десять минут в начале или конце дня, и эти затраты с лихвой компенсируются для вас».
Говоря о последствиях отсутствия планирования, Мария Яковлева подчёркивает:
«Отсутствие четко распланированного графика приводит к стрессу. Прокрастинация, аврал, горящие дедлайны, забытые задачи — это малый список тех бед, которые преследуют людей, не умеющих управлять своим временем».
Съешьте лягушку
Дробление крупных задач на более мелкие — это полезный способ для своевременного завершения этих самых задач. Однако каждый день человек сталкивается с принятием множества важных и не очень решений. Одно из них должно приниматься безоговорочно и на постоянной основе.
Допустим, у вас есть множество дел в городе. Вы должны заехать к родственникам, забрать документы с работы, пообедать с коллегой, забрать детей из школы и получить справку в поликлинике с огромными очередями и, возможно, столкнуться хамским поведением в этой очереди. Не факт, что вы вообще получите справку. С какого дела вы начнете? Ответ прост. Начинать нужно с поликлиники.
Разобравшись с самым сложным и неприятным делом за день вы освобождаете себя от мыслей о нем. Только завершив это дело, можно приступить к следующему. А при чём тут лягушка?
«Правило лягушки» ввел в обиход Марк Твен своей цитатой:
«Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади».
Напоследок — десять простых правил тайм-менеджмента, соблюдая которые вы сможете контролировать свое время.
- Ставьте правильные цели;
- Всё записывайте;
- Разбивайте большие задачи на мелкие;
- Учитывайте приоритет в делах;
- Пользуйтесь ежедневником;
- Анализируйте каждый свой день;
- Меняйте виды деятельности;
- Создайте для себя ритуалы (каждое утро лучше превратить в череду ритуалов, день будет начинаться легче. То же самое с повторяющимися делами и задачами);
- Используйте все возможные «напоминалки»;
- Считайте время, которое вы тратите на выполнение определённых задач, чтобы в следующий раз точно знать, сколько времени на них нужно выделить.
Как мы и сказали в самом начале, мир ускоряется, значит, и нам не стоит медлить. Организуйте себя, чтобы успевать за действительностью и оставить время для самих себя.
«Ведь это время. Время, которое ты любишь». Том Уэйтс